「コンサルってどうしてあんなに作業が早いの？」
「同じように仕事してるはずなのに、なぜあの人はそんなに早くアウトプットが出せるんだろう…？」
「コンサルってどんなガジェットを使っているんだろう」
コンサルで働いていると異常にアウトプットが速い人が多く、SE時代は私も作業が速い方だと思っていたのですが、ITコンサルになってから自分ももっと生産性を高めることができないかと悩んだことがあります。
この記事では、コンサルが実践している生産性向上術を紹介します。打合せの裏で実施できることであったり、生産性向上におすすめのガジェットを紹介します。
コンサルではなくても、生産性をもっと上げたいと思っている方がいると思いますので、明日から簡単に実施できるものなので、参考にしてもらえればと思います。
ちなみに、コンサルが資料作成の時に意識している点を私なりに以下の記事にまとめていますので、もし興味があれば覗いてみてください。
打合せの裏でも作業できるタスクを計画する
コンサルがプロジェクトに参画すると、とにかく打合せが多いんです。出番がなさそうでも、プロジェクト状況の把握のために出席を求められる場面がよくあります。ただ出席しているだけでは時間が無駄になってしまい、そういった時間があると終わる作業も終わらなくなってしまいます。
そのため、コンサルの人たちは打合せの裏で作業を進めることで、効率よく結果を出す方法を求められることが多いのです。一般的には内職と呼ばれ、あまり良くない作業になるのですが、それは何か打合せ中やその後の作業に悪い影響を出さないように且つ作業効率を最大限にすることが求められます。
ITコンサルにとって、出番がない打合せでも出席を求められます。例えば、PMOとしてプロジェクトに参画していたり、チームのリーダーの役割の場合、打合せに直接関わることがない場合でも、プロジェクトの進行状況や課題を把握することが求められます。
そのため、自分が持っているタスクを棚卸し、打合せの裏でも実施できるタスクをその打合せの中で実施するように計画を多くのITコンサルがしています。それにより、常にアウトプットが求められる中、打合せにたくさん出席しながらも作業効率を最大化して、顧客の期待値を超え続けているのです。
プロジェクト状況把握と共にアウトプットが求められる
ITコンサルとして、プロジェクトの進行状況をリアルタイムで把握しなければならず、出席すべき打合せだけで1日が終わってしまうこともあります。しかし、打合せ中に全ての注意を打合せ内容に集中していると、その間に進めるべき作業が滞ってしまうため、打合せ中に作業を並行して進める能力が求められるのです。
資料作成やデータ分析など、通常であれば集中して行うべき作業は、打合せの合間や定時後に効率よくこなし、打合せ中にもできる作業を考え、作業効率を最大限にしなければならないのです。
具体的な作業イメージ
出番がない打合せでのコンサルの作業イメージをご紹介します。
耳だけ状態
出番がない打合せに出席する際には、耳だけ状態で打合せに臨みます。耳だけ状態とは、基本的には打合せの流れを理解するのみで、内容は完全に理解しようとしない状態です。というのも、打合せに集中を傾けてしまうと、作業が遅くなってしまうからです。
そのため、打合せの内容に対しては90%以上の集中を作業に向け、打合せの内容はある程度把握するのみに留めます。もし、打合せの内容に関して後で確認が必要な場合は、議事メモを読んだり、録画された会議を後で確認することができます。
サブモニターに打合せ画面は一応投影
作業が最優先ですが、常に打合せの内容をキャッチアップしておく必要があります。そこで、サブモニターを活用して打合せの画面を常に表示しておくと便利です。これにより、何か重要な情報が共有されたときにすぐに気づくことができます。例えば、スライドや投影資料が変わった際に、サブモニターをチラ見して少しだけ打合せの内容を確認し、理解が必要かどうかを判断します。
また、打合せに出席している以上、突然発言を求められる可能性もあるので、その時に素早く反応できるよう、サブモニターで打合せ画面を確認できる状態にしておくと、無駄なく作業を進めつつ、打合せの内容にも追いつくことができます。
集中力が低くてもできるタスクを実施
これが最も重要だと思っているのですが、集中力が低くてもできるタスクを実施するようにします。完全に作業に集中してしまうと、呼びかけられたことにすら気づかないことがあり、それは顧客の信頼を落としてしまいます。
そのため、少しは意識を打合せに向ける必要があり、少し集中力が下がったとしても、作業品質を落とすことなく実施できる作業を打合せの中で実施できるようにタスクの段取りを組みます。例えば、簡単な資料修正の作業は打合せの裏で作業をするために、本質的な資料作成の検討を事前にしておく等の段取りを組むことが重要です。
生産性向上には無駄を省くのが一番
コンサルは、複数のタスクを同時進行でこなすことが求められます。そんな中で、生産性を上げるためには、快適な作業環境を整えることが不可欠です。PC周辺機器を使うことで、生産性が格段に向上し、より生産的な一日を送ることができます。
ほんの少しストレスがかかる作業であってもそれを1日に何回も繰り返していたらストレスが溜まってしまいます。これらの機器を導入することで、長時間の作業でも快適に、効率よく仕事を進めることができるのです。
準備だけでも生産性は上がる
コンサルは頭の回転や資料作成が素早いというのもあるのですが、そういったスキルが必要ない部分でも生産性を上げる努力をしています。それは、道具や環境を整えるといった事前の準備をするだけです。それだけで、仕事のスピードやクオリティを上げることができます。最も即効性がありとてもおすすめです。
この記事で紹介する2つの準備項目は、どちらも一度設定してしまえば、継続的に効果を発揮するのがポイントです。思っていたのと違うなと感じるかもしれませんが、ぜひお試しあれ！
生産性が爆上がりする準備２選
準備を整えることで無駄な作業と無駄な思考を省くことができます。たとえば、、、
- 画面の切り替えが減れば、思考の中断も減る
- よく使う操作が一発で呼び出せれば、集中が続く
- 無駄な確認や手戻りが減れば、結果的にアウトプットの質も上がる
つまり、いかに無駄を省くかということです。
こういった小さな無駄でも一日に何度も発生すると塵も積もれば山となり、大変なロスになります。そういった細かいところから生産性を向上させるのがコンサルのやり方です。誰でも実施できることですので、取り入れることをぜひおすすめします。
ここからは、私自身がITコンサルとして働く中で、特に効果を実感した「これはやっておいてよかった」と心から思える２つの準備を紹介します。
モバイルモニターを常備する
まず１つ目は、モバイルモニターを持ち歩くことです。重くて無理と思った方いるかと思いますが、最近のモバイルモニターは、非常に軽量で薄く、リュックにスッと入るサイズ感です。持ち歩いても邪魔になりません。
コンサルとして複数の会議・資料作成・調査を並行してこなす上で、2画面で作業をすることはもはや必須です。外出先でも常に2画面で作業をするために、モバイルモニターを常備することはもはや必須とも言えます。
メリットは以下の通りです。
- 片方の画面で調べ物、もう片方で資料作成ができる（調査とアウトプットが同時に進められ思考が中断しない）
- 会議中に話を聞きながら、別の画面でメモや資料作成ができる（会議で関係のない話になったときに、会議を見ながら作業をすることができる）
- 打合せで画面を投影していても、裏でチャットが確認できる（打合せ中にチャットを確認して、即座に打合せに反映できる）
- 誰かに画面を見せたいとき、モニターだけ動かせばOK（ノートPCを無理に動かさずに済むため、さくっと資料レビューを依頼できる。）
例えば、モバイルモニターとは、以下のようなものになります。
パワーポイントのクイックアクセスツールバーを整備する
２つ目は、パワポの「クイックアクセスツールバー」に、よく使う機能を登録しておくことです。コンサルの仕事では、提案資料や進捗報告、論点資料など、パワポで資料を作成することが圧倒的に多いです。そんなとき、よく使う操作が一発で呼び出せるだけで、資料作成スピードが何倍にも向上します。
実際には以下のような機能を登録しています。この機能はよく使うなと感じたものを登録すればOKです。
- 図形の配置（上下・左右中央揃えを一発で）
- 図形の挿入、サイズの変更（顧客からのコメントをスライド上にメモするときに必須）
- フォントサイズ・色の変更（フォントは言わずもがな）
- 箇条書き など
これらを上部バーに表示しておくことで、マウス１クリックで操作可能になります。「ショートカットキーを覚えるのは苦手…」という方でも、このクイックアクセスバーさえ整備すれば、ノンストレスで資料を高速で作ることが可能です。めちゃくちゃ便利なのでおススメです。
また、打ち合わせ中に即座にパワポで資料イメージを作成しながら会話し、顧客とアウトプットのイメージ合わせをできることは、手戻りを防ぐとともに、スピード感のアピールにもなり信頼構築にも直結します。
具体的なガジェット5選
ここからは、これまで紹介してきた内容を踏まえて、生産性を上げるために私が実際に使っている機器を5つ、順番にご紹介していきます。
マウス
まずはマウスです。マウスは、作業の効率化において非常に重要な役割を果たします。私は以下のポイントでマウスを選んでいます：
- ワイヤレス：有線だとケーブルが引っかかることがあり、ストレスを感じます。ワイヤレスのマウスは、自由に動かすことができ、ケーブルの煩わしさを解消します。接続感も遜色なく、電池持ちが長いので心配する必要もありません。
- コンパクト：大きすぎるものもありますが、できるだけ小さめのマウスが便利です。自分の手にフィットするサイズで小さくできれば、カバンにも収納しやすく、会議室等への持ち運びにも便利です。
- シンプル：多機能なマウスもありますが、基本的に左右のクリックとスクロールだけで十分です。
モニター
モニターは、生産性を大幅に向上させるアイテムです。モニターが1台か２台かで圧倒的に生産性が変わります。私は次のポイントを重視してモニターを選んでいます：
- 1台：モニターを2台にしていた時期もありましたが、物理的に机を広く占領してしまい、あまり使い勝手が良くありませんでした。結局、1台のモニターで十分だと感じました。
- 27インチ：モニターのサイズは27インチが最適です。少し大きめでエクセルや資料の確認がしやすく、生産性が上がります。画面が広いと、複数のウィンドウを開いても作業がしやすいので、生産性が向上します。
モバイルモニター
モバイルモニターは、顧客先等の外出先で作業をする際に非常に便利です。今やリモートワークの時にも、３つ目のモニターとして活用しています。選ぶ際のポイントは以下です：
- 軽量：持ち運びが簡単で、重さが気にならないことが大切です。軽量なものを選べば、ケースに入れても負担になりません。
- 接続：1本のUSB-Cケーブルで接続できるものを選ぶと、ケーブルが煩雑にならず、簡単に接続できます。
- 14インチ：サイズは14インチがちょうどよいです。携帯性を重視したサイズで、持ち運びやすく、必要十分な作業スペースを確保できます。
ワイヤレスイヤホン
ワイヤレスイヤホンは、会議や電話の対応をスムーズに行うために欠かせません。私はAirPodsを使用しており、その理由は以下の通りです：
- 接続性：スマホはiPhoneを使用しているため、接続が非常にスムーズで、音質も良いため、長時間の通話でも快適です。
- デザイン：シンプルでスタイリッシュなデザインが気に入っています。PC作業をしながらも、イヤホンをつけて会議に参加することが多いため、見た目にも気を使っています。
PCスタンド
PCスタンドは、PCの高さを調整することで姿勢の改善につながる重要なアイテムです。長時間労働が基本のコンサルには、姿勢を正しくすることで疲れにくく仕事をすることができるので、PCスタンドも重宝しています。私が選ぶ基準は以下の通りです：
- 頑丈性：安定していて頑丈であることが重要です。PCを載せた際にぐらついたり、壊れたりしないようにしっかりとしたものを選びます。
- コンパクト：机に置いても邪魔にならず、すぐに移動できる軽量でコンパクトなスタンドを選ぶと便利です。
まとめ：コンサルは生産性がカギ
コンサルは、資料作成のスピードと正確性が常に求められます。今回紹介した方法で生産性が上がるのは間違いないと思います。打合せの時間が上手に活用できていなかったり、資料作成に手間がかかっていたと感じた方の参考になれば幸いです。
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