「コンサルの仕事の仕方ってどうなっているんだろう」「作業効率がすごく高いイメージだけどどういうことを意識しているんだろう」
ITコンサルとして働く中で、出番がなくても、コンサルとしてプロジェクト状況を把握するためだけに、出席を求められる場面がよくあります。しかし、ただ出席しているだけでは時間が無駄に感じられることも多く、他の作業に手をつけることが難しくなることがあります。実際、打合せ中でも、打合せの裏で作業を進めながら、効率よく結果を出す方法を求められることが多いのです。一般的には内職と呼ばれ、あまり良くない作業になるのですが、それは何か打合せ中やその後の作業に悪い影響が出た場合。そういった悪い影響を出さないように且つ作業効率を最大限にすることを求められます。
この記事では、ITコンサルタントが出番がない打合せにどのように臨むべきか、コンサルとしての打合せの進め方に興味がある方や、転職を考えている方に役立つ情報が提供できれば幸いです。
結論：打合せの裏でも資料作成を進めることが求められる
ITコンサルにとって、出番がない打合せに出席することはしばしば避けられません。例えば、PMOとしてプロジェクトに参画していたり、チームのリーダーの役割の場合、打合せに直接関わることがない場合でも、プロジェクトの進行状況や課題を把握することが求められます。しかし、その一方でコンサルの仕事は、常に資料作成が求められるため、打合せに出席しながらも作業効率を最大化するために作業を進めるスキルが必要になります。
プロジェクト状況はリアルタイムに把握する必要があるが、同時に資料作成の手は休められないから
ITコンサルとして働く上で、プロジェクトの進行状況をリアルタイムで把握しなければならない役割になることはたくさんあります。そのため、出席すべき打合せだけで1日が終わってしまうこともあります。しかし、打合せ中に全ての注意を打合せ内容に集中していると、その間に進めるべき作業が滞ってしまうため、打合せ中に作業を並行して進める能力が求められるのです。資料作成やデータ分析など、通常であれば集中して行うべき作業は、打合せの合間に効率よくこなし、打合せ中にもできる作業を考え、作業効率を最大限にしなければならないのです。
具体的な作業イメージ
耳だけ状態
出番がない打合せに出席する際には、耳だけ状態で打合せに臨みます。耳だけ状態とは、基本的には打合せの流れを理解するのみで、内容を完全に理解しません。そのため、打合せの内容に対しては90%以上の集中を作業に向け、打合せの内容はある程度把握するのみに留めます。もし、打合せの内容に関して後で確認が必要な場合は、議事メモを読んだり、録画された会議を後で確認することができます。
サブモニターに打合せ画面は一応投影
作業が最優先ですが、常に打合せの内容をキャッチアップしておく必要があります。そこで、サブモニターを活用して打合せの画面を常に表示しておくと便利です。これにより、何か重要な情報が共有されたときにすぐに気づくことができます。例えば、スライドや投影資料が変わった際に、少しだけ打合せの内容を確認し、理解が必要かどうかを判断します。これにより、打合せで重要な部分を見逃さず、必要に応じて自分の作業の優先順位を変更することができます。作業と打合せのバランスをうまく取ることで、効率よく進行状況を把握しつつ作業も進めることが可能です。また、打合せ中に発言しなければならない場合があるため、その時に素早く反応できるよう、サブモニターで打合せ画面を確認できる状態にしておくと、無駄なく作業を進めつつ、打合せの内容にも追いつくことができます。
集中力が低くてもできる作業を実施
完全に作業に集中してしまうと、呼びかけられたことに気づかないことがあります。そのため、少しは意識を打合せに向ける必要があります。これくらい集中力が下がったとしても、作業品質を落とすことなく実施できる作業を打合せの中で実施できるようにタスクの段取りを組みます。例えば、簡単な資料修正の作業は打合せの裏で作業をするために、本質的な資料作成の検討を事前にしておく等の段取りを組むことが重要です。
まとめ：
ITコンサルタントとして、出番がない打合せに出席しながらも作業を進める能力は必須です。打合せの内容を全て理解しようとするのではなく、効率よく作業を進めるために、少しだけ意識を打合せに向けておき、サブモニターで打合せの内容を確認できる状況にしておくことが重要です。資料作成の質とスピードが求められるコンサルは、作業効率を常に最大化することが求められることを認識する必要があります。
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